Viele Sektionen mussten wegen des verordneten Versammlungsverbotes ihre Jahreshauptversammlung (HV) absagen bzw. diese auf unbestimmte Zeit verschieben. Grundsätzlich gibt die Mustersatzung für die Sektionen vor, dass die HV jedes Jahr durchzuführen ist. Der Zeitpunkt bleibt aber offen.

Eine Verschiebung der HV auf einen späteren Zeitpunkt stellt daher satzungsmäßig kein Problem dar zumal die Gründe dafür mehr als nachvollziehbar sind.
Es kann sein, dass Neuwahlen ausgeschrieben sind und Teile des Vorstands zurücktreten oder für eine neue Funktionsperiode gewählt werden müssen. Sollte dies der Fall sein, empfehlen wir folgende Vorgangsweisen:

• jene Vorstandsmitglieder, die schon gewählt wurden und für eine neue Funktionsperiode kandidieren, bleiben im Amt, bis die HV durchgeführt werden kann;
• jene Vorstandsmitglieder, die zurücktreten wollten und für die schon ein Ersatz gefunden wurde, können zurücktreten und der/die Ersatzkandidat*in wird in den Vorstand kooptiert und bei der nächsten HV bestätigt;

Manche Sektionen wählen aber auch den gesamten Vorstand bei derselben HV.
--> Steht der gesamte Vorstand zur Wahl an, bleibt dieser im Amt, bis die HV durchgeführt werden kann.
Für alle diese Fälle soll die jeweils gewählte Vorgangsweise durch einen Vorstandsbeschluss bestätigt und im Protokoll festgehalten werden.

Das Covid-19 Gesetz sieht vor, dass eine Versammlung bis zum 30. Juni 2022 verschoben werden kann. Eine davor ablaufende Funktionsperiode eines Vereinsorgans verlängert sich bis zu dieser Versammlung, sofern nicht früher dessen Abberufung oder eine Neubestellung erfolgt.  Zwar verlängert sich durch diese Bestimmung die Funktionsperiode quasi automatisch, damit dies in der Praxis jedoch schlagend wird, muss die Verlängerung der Funktionsperiode unbedingt bei der zuständigen Vereinsbehörde mit statutengemäßen Unterschriften beantragt werden. Der exakte Generalversammlungstermin muss dafür noch nicht feststehen. Es reicht, wenn um Verlängerung bis zum 30.06.2022 angesucht wird.

Agenden, die sonst üblicherweise auf der Tagesordnung der Hauptversammlung stehen wie beispielsweise größere Hütteninvestitionen, die nicht aufschiebbar sind, werden vom Vorstand beschlossen und von der kommenden Hauptversammlung nachträglich genehmigt.
Auch die Entlastung durch die HV auf Antrag der Rechnungsprüfer wird verschoben, bis die HV durchgeführt werden kann. Durch die Rechnungsprüfer wird das Handeln der Vereinsorgane geprüft und in Folge der Antrag an die HV gestellt diese zu entlasten. Diese Prüfung ist grundsätzlich unabhängig davon, ob zuständige Personen im Vorstand gewechselt haben, da die Prüfung auf die jeweils verantwortliche Person in der jeweiligen Funktionsperiode abstellt.

Sind gemäß COVID-19-Vorschriften Veranstaltungen nur sehr eingeschränkt erlaubt, sind normale Vereinstätigkeiten im Allgemeinen unzulässig. Nur bei besonders wichtigen Vereinsentscheidungen ist sodann ein Zusammenkommen der statutarisch notwendigen Vereinsorgane erlaubt, sofern die Zusammenkunft unaufschiebbar und auch eine Abhaltung in digitaler Form nicht möglich ist. In den allermeisten Fällen wird aber eine derartige Dringlichkeit nicht gegeben bzw. eine Abhaltung als Videokonferenz oder alternativ eine schriftliche Abstimmung möglich sein.

Videokonferenz

In welcher Form Vereinsorgane gültige Beschlüsse über eine Videokonferenz fassen können, regelt die Gesellschaftsrechtliche Covid-19-Verordnung. Demnach können Sitzungen von Vereinsorganen (Vorstand und Hauptversammlung) auch per Videokonferenz unter folgenden Voraussetzungen stattfinden:

1. Alle Organmitglieder müssen eine akustisch-optische Echtzeit-Verbindung haben und sich zu Wort melden und an Abstimmungen teilnehmen können.
2. Bei Generalversammlungen reicht es aus, wenn das einzelne Mitglied dem Verlauf der Versammlung nur folgen kann, aber auf andere Weise in die Lage versetzt wird, während der Versammlung Wortmeldungen abzugeben und an Abstimmungen teilzunehmen. Für die Abgabe von Wortmeldungen (Fragen und Beschlussanträge) können während der Versammlung angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden.
3. Wenn einzelne Organmitglieder (höchstens die Hälfte) über keine ausreichende technische Ausrüstung (PC mit entsprechender Software) verfügen, reicht auch eine akustische Anwesenheit über Telefon aus.
4. Wenn Zweifel an der Identität der Teilnehmer*innen bestehen, so ist die Identität auf geeigneter Weise zu prüfen.

Die Einladung zu einer Videokonferenz hat nach den normalen Bestimmungen der Vereinsstatuten zu erfolgen. Es ist aber zusätzlich anzugeben, welche technisch-organisatorischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der Videokonferenz notwendig sind.

Schriftliche Abstimmung

Ist die Durchführung einer Hauptversammlung per Videokonferenz nicht möglich oder zweckmäßig, kann der Vorstand - auch wenn dies in der Satzung nicht vorgesehen ist - eine schriftliche Abstimmung der Mitglieder per Versand von Stimmzettel anordnen. Unter den folgenden Voraussetzungen kann solch ein Vorgang angeordnet werden:

1. Für die Ankündigung gelten die Vorschriften über die Einladung zur Generalversammlung.
2. Konkrete Beschlussanträge sind bekannt zu machen.
3. Den Mitgliedern ist Gelegenheit zu geben, schriftlich Stellung zu beziehen und schriftlich Fragen zu stellen (bis zu 72 Stunden vor der Abstimmung). Achtung: Postlaufzeit für Mitglieder im Ausland hinzurechnen (ca. zwei Wochen).
4. Die Fragen sind unverzüglich zu beantworten und zusammen mit den Antworten in gleicher Weise bekannt zu machen wie die schriftliche Abstimmung.
5. Stellungnahmen der Mitglieder sind ebenso unverzüglich bekannt zu machen, wobei es dem Vorstand des Vereins freisteht, eine solche Stellungnahme zu kommentieren.
6. Für die Abstimmung ist den Mitgliedern, zusammen mit der Ankündigung, ein Stimmzettel zur Verfügung zu stellen, den sie ausgefüllt mit ihrem Namen und dem Abstimmungswunsch spätestens 14 Tage vor der Abstimmung zur Post geben oder im Briefkasten des Vereins abgeben können, um wirksam von ihrem Stimmrecht, Gebrauch zu machen. Hierfür kann ein adressiertes Rückantwortkuvert beigelegt werden.
7. Die schriftlichen Stellungnahmen und Fragen sowie die schriftliche Stimmabgabe können auch in elektronischer Form erfolgen, sofern dabei die Identität der Mitglieder zweifelsfrei festgestellt werden kann.

Nicht zu unterschätzen sind der Arbeitsaufwand dieser Form der Abstimmung (vor allem das Drucken und Kuvertieren der Stimmzettel) sowie die Portokosten.

Die angeführten Regelungen sind bis zum 30. Juni 2022 gültig.

(Stand: Februar 2022)